営業リストの名寄せ・重複削除｜会社と店舗を混同しない整理方法

営業リストの重複は「何を1件とするか」で変わる

営業リストの名寄せは、表記が違う同じ対象を見つけ、営業の目的に合わせて整理する作業です。会社名が同じなら削除する、電話番号が同じならまとめる、といった単純なルールだけでは、必要な店舗や拠点まで消してしまうことがあります。

最初に決めるのは、1法人を1件と数えるのか、支店や店舗をそれぞれ1件にするのかです。本部へ提案する営業なら法人単位、店舗向けの設備提案なら店舗単位が候補になります。この単位を揃えてから、重複候補を探します。

4種類の「重複」を分けて考える

• 完全一致：同じ掲載元URL、同じ管理番号など。まず整理しやすい候補です。
• 表記ゆれ：株式会社の位置、全角・半角、空白の有無など。名称だけでは確定しません。
• 同じ法人の別拠点：本社と支店、系列店舗など。削除してよいかは営業目的で変わります。
• 共有の連絡先：代表電話や窓口を複数拠点で共用しているケース。番号一致だけで統合しないようにします。

この分類を作ると、システムで自動処理するものと、人が最後に見るものを分けられます。すべてを人が確認するより速く、すべてを自動で消すより間違いに気づきやすくなります。

作業前に残すべき元データ

元のリストをそのまま保存し、整理用のコピーを作ります。行ごとに元データのID、掲載元URL、取得日を残せば、統合した理由を後から確認できます。新しい表だけを残すと、間違えて削除した行や、どちらの情報を採用したかを追えなくなります。

電話番号や郵便番号は文字列として読み込みます。会社名の正規化用の列を追加しても、元の表記は別の列に残します。整形したデータが、原本と区別できることが大切です。

実務で使える整理手順

1. 法人単位か店舗単位かを決め、必要な識別項目を選びます。
2. 元データのIDと出典を保持したまま、表記を比較しやすく整えます。
3. 同一URLや同一管理番号など、確度の高い一致から重複候補を分けます。
4. 会社名と住所、電話番号と名称など、複数の項目で曖昧な候補を確認します。
5. 統合する行を決め、採用した値と理由を記録します。
6. 既存顧客・営業対象外のリストと照合し、配布用の表を作ります。

空欄どうしが一致しただけで同じ対象と判定しないことも重要です。電話番号の空欄が何百件あっても、それらを1件にまとめる根拠にはなりません。

Excelだけで進める場合の注意点

表計算ソフトの重複削除機能を使う前に、対象列を確かめます。名称だけを基準にすれば同名別会社を消すおそれがあり、全列を基準にすれば取得日の違いだけで重複が残ります。まず補助列やフィルタで候補を目視し、コピーしたシートで処理する方法が扱いやすいでしょう。

複数の媒体を結合するときは、住所の意味も揃えます。求人の勤務地と事業所の所在地を同じ「住所」という列へ入れると、別の対象に見えたり、誤って一致したりします。列名を勤務地、本社所在地、店舗所在地のように分けると判断しやすくなります。

新しい情報を採用するルール

「最後に読み込んだ行が正しい」とは限りません。取得日は新しくても、掲載元の情報が更新されていない場合があるためです。公式ページ、媒体ページ、過去の営業記録などを区別し、どの項目をどの情報源で確認したか残します。

たとえば電話番号が2種類あるなら、代表電話と店舗電話かもしれません。どちらかを無条件に捨てず、用途を確認します。営業結果から番号不通が分かった場合は、その情報を次回の抽出にも反映できるよう管理します。

整理後に確認する3つの数値

元の件数、重複候補の件数、配布する件数を残します。加えて、人が判断した件数を把握すると、次回どのルールを追加すべきか見えます。件数が大きく減った時は、拠点まで統合していないかを見直してください。

ラスワンデータでのリスト作成の機能と、独自条件の整理を組み合わせることもできます。複数媒体の名寄せや既存リストの整備は、個別リスト作成で相談できます。